Markt en overheid nog niet klaar voor participatie onder Omgevingswet

Foto 2.jpg

Op het seminar Participatie onder de Omgevingswet hebben Stibbe Advocaten & Notarissen en Dietz Strategie & Communicatie de deelnemers meegenomen in de toekomst van participatie onder de Omgevingswet. De belangrijkste uitkomst is dat heldere randvoorwaarden noodzakelijk zullen zijn en dat juridisering voorkomen moet worden. De kracht van participatie ligt tenslotte in de interactie met belanghebbenden in de omgeving en niet in regels die vooral op papier gelden. 

De wijze van participatie, het betrekken van belanghebbenden bij plan- en besluitvorming, verandert onder de nieuwe Omgevingswet. Participatie moet straks veel meer vooraf plaatsvinden om de kwaliteit van plannen te verbeteren, zodat besluitvorming soepeler verloopt. Decentrale overheden hebben de mogelijkheid onder de Omgevingswet om inhoudelijke eisen te stellen aan de participatie, terwijl de Rijksoverheid participatie zo veel mogelijk vormvrij houdt. Dit maakt het lastig om de kwaliteit van participatie te toetsen en dus is het van belang om nu al te werken aan heldere randvoorwaarden en kaders voor participatie. 

Jan Reinier van Angeren, partner afdeling Bestuursrecht bij Stibbe: "We moeten wel oppassen dat we participatie niet te veel juridiseren. Ik raad het Ministerie aan om de omgevingsvergunningen niet afhankelijk te laten zijn van participatie. Het betrekken van de omgeving is een fantastische manier om aan de voorkant plannen beter te maken en te zorgen voor breed draagvlak onder belanghebbenden. Voldoende juridische kennis is daarbij van doorslaggevend belang. Voor de deelnemers aan de participatie is het belangrijk dat de juridische randvoorwaarden al meteen helder zijn. Wij dragen dus vanuit Stibbe ook graag ons steentje bij om participatie succesvol te maken." 

"Dat participatie vormvrij is wil niet zeggen dat het minder belangrijk is. Het is juist een van de essentiële aspecten van de wet en heeft daarom ook echt een prominente rol", aldus Hayke Veldman die als Tweede Kamerlid woordvoerder Omgevingswet was en ook sprak op het seminar.  

Luc Dietz, managing partner bij Dietz Strategie & Communicatie, benadrukte dat participatie in alle projecten die zijn bureau de afgelopen 12 jaar heeft uitgevoerd van doorslaggevend belang is geweest. Luc Dietz: "Nu het vrijblijvende er voor marktpartijen vanaf gaat omdat zij straks verantwoordelijk zijn voor de participatie, is het voor hen belangrijk om nu al te investeren in voldoende kennis over dit onderwerp. Maar ook overheden hebben een grote verantwoordelijkheid: zorg voor een standaard-kader zodat de criteria van participatie in iedere gemeente gelijk zijn. De uitvoering is natuurlijk per project verschillend en dus maatwerk". 

Dietz Strategie & Communicatie heeft in aanloop naar het seminar een animatie ontwikkeld waarin de belangrijkste stappen voor een goed participatieproces uiteengezet worden. Vanuit de participatiegedachte gaat het bureau de komende periode gesprekken aan met organisaties en belanghebbenden om het participatiemodel van Dietz verder te optimaliseren. 

Vijf stappen voor participatie onder de Omgevingswet

In de nieuwe Omgevingswet is brede participatie een belangrijke voorwaarde voor snellere en betere plan- en besluitvorming. Het moment waarop participatie plaatsvindt verandert ten opzichte van het huidige stelsel. Door eerst gezamenlijk naar kansrijke oplossingen te zoeken en pas dan gedetailleerd onderzoek naar het gekozen alternatief te doen.

Participatie wordt onder de Omgevingswet verplicht bij een projectbesluit. Hoewel de nieuwe wet pas over enkele jaren wordt ingevoerd, stellen veel gemeenten nu al de voorwaarde dat de belanghebbenden in de omgeving op voorhand worden geïnformeerd en betrokken bij de planvorming van ruimtelijke projecten.

Omdat participatie nu al een belangrijke voorwaarde voor medewerking is en participatie de komende jaren steeds belangrijker wordt is het van belang om te investeren in goed georganiseerde participatieprocessen. In dit animatiefilmpje leggen we in vijf stappen uit hoe je de participatie onder de nieuwe Omgevingswet het beste kan organiseren. 

 

Jacques Meijers neemt afscheid van Dietz Strategie & Communicatie

IMG_1230.jpg

Directeur en mede-eigenaar van Dietz Strategie en Communicatie Jacques Meijers neemt na 6 jaar afscheid als directeur om zich te richten op een nieuwe uitdaging. Jacques Meijers was binnen Dietz als directielid trekker van de marketing en communicatie van het bureau en initiatiefnemer van vele new businesstrajecten. Ook werkte hij bij Dietz voor onder meer de Hogeschool Utrecht, Feyenoord en Goeree-Overflakkee.

Directeur Luc Dietz over zijn vertrek: "Jacques heeft veel betekend voor ons bureau. In zijn periode maakte de organisatie een groei door van 8 medewerkers naar de bijna 30 nu. Hij heeft met zijn rijke ervaring veel collega's gecoacht en was binnen de directie altijd koersvast als het ging over het profiel van het bureau. Zijn Rotterdamse mentaliteit, lef en ook zijn uitspraken, zullen ons aan hem blijven herinneren."

Als 't er heet aan toe gaat...

De do's en dont's als alles mis gaat

Soms gaat het even mis bij één van onze opdrachtgevers. Niks om je voor te schamen; waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt.

Maar het vraagt wel even wat van een bedrijf. De eigen organisatie is vaak niet toegerust om een plotseling issue goed te adresseren. Vanuit ons lopende adviesrol (meestal op strategisch niveau) worden we geregeld ad hoc ingezet als het er even heet aan toe gaat. Laatst bijvoorbeeld, bij een energiebedrijf waarvoor we een transitieproject doen. Gepland groot onderhoud aan een koelsysteem, alleen even vergeten hierover te communiceren, en vervolgens een hittegolf. Een hele woonwijk op de achterste benen, volop verwijten en verhitte discussies. Houd dan maar eens het hoofd koel.

Wat doe je dan? Mensen persoonlijk te woord staan, eerlijk je excuses aanbieden, en als de wiedeweerga aan de slag om de zaak te fixen.

Logisch, zou je denken. Maar niet altijd vanzelfsprekend. Zeker grotere bedrijven hebben de neiging om vanuit liability te redeneren. Of komen juist met een heel technische verklaring, die vooral niet aansluit bij de belevingswereld van bewoners. Gelukkig dacht onze opdrachtgever daar anders over. Door ons advies te omarmen konden we het issue adresseren zonder het grotere plaatje in gevaar te brengen.

Het issue adresseren zonder het grotere plaatje in gevaar te brengen.

Uit onze praktijk de volgende 10 do’s en dont’s:

1. Laat zo snel mogelijk van je horen

Niks veroorzaakt zoveel paniek als het onbeantwoord laten van vragen. Zorg dus in ieder geval dat je callcentre geïnformeerd is, en dat je een verhaal klaar hebt voor de media als die bellen. Informeer ook je belangrijkste gesprekspartners/samenwerkingspartners. Maar:

2. Maak het ook niet groter dan het is.

Sta even stil bij de vraag of je pro-actief of reactief moet communiceren. Ga niet nodeloos stakeholders alarmeren. Dat kan je belangen in overige processen alleen maar nodeloos schaden. Verifieer hoe je belangrijkste ‘anchormen’ het issue ervaren. Een nuchtere, kalme reactie op vragen wekt meer vertrouwen dan crisiscommunicatie optuigen terwijl de rest van de wereld de crisis nog niet had opgemerkt.

3. Noem het geen crisiscommunicatie

Er is geen crisis. Een crisis wekt de indruk dat je de zaak niet in de hand hebt. Terwijl mensen vooral behoefte hebben aan grip en heldere verwachtingen. Liever een verkeerde verwachting adresseren dan paniek veroorzaken.

Crisiscommunicatie is erger dan miscommunicatie

4. Zorg dat je je (interne) verhaal op orde hebt

Wat is er aan de hand? Wie gaat dit oplossen? En wanneer is alles weer zoals het hoort? Dat er iets misgaat kan best, maar maak het niet erger door miscommunicatie die je later weer moet herstellen omdat het allemaal toch iets genuanceerder lag. En zorg dat iedereen hetzelfde verhaal vertelt. Beetje lullig als de monteur zegt dat ’t helemaal mis is, terwijl elders in de organisatie met man en macht wordt gewerkt om het issue te verhelpen.

5. Sta mensen persoonlijk te woord

Als het issue mensen echt raakt, dan moet je daar ook met passende aandacht op reageren. En ‘passend’ is in dit geval minimaal persoonlijke aandacht. Geef mensen de kans om hun frustraties te uiten, en zorg dat je in gesprek blijft. Da’s altijd beter dan je verschuilen in je ivoren toren. Doe dat ook op een laagdrempelige manier. Bij de hittegolf-klant hebben we bijvoorbeeld een ijskar laten komen, en zijn we ijsjes gaan uitdelen in de wijk. Die ijscoman had nog nooit boze klanten gehad! Maar het hielp wel om het gesprek op gang te laten komen. Van daaruit was het een kleine stap naar wederzijds begrip en acceptatie van het tijdelijke ongemak.

Die ijscoman had nog nooit boze klanten gehad!

6. Verschuil je niet achter procedures

Wees flexibel en niet te rigide met het bieden van oplossingen. Wees ook niet bang om uitzonderingen te maken. Mensen snappen best dat je iets extra’s doet voor uitzonderingsgevallen, zoals een hoogzwangere die thuis gaat bevallen en gek wordt van die hitte. Zorg voor extra communicatiekanalen buiten de reguliere kanalen om. Juist als de verhoudingen onder spanning komen te staan is maatwerk essentieel.

7. Je kunt nooit teveel empathie tonen

Een gouden les die ik ooit van een begrafenisondernemer hoorde. Je weet immers nooit hoe zeer iemand zich iets aantrekt. Geef dus vooral aandacht, oprechte interesse en medeleven. Met een beetje mazzel hoor je snel genoeg dat ’t wel meevalt. ‘Tante Annie was al op leeftijd’. Of, in dit geval, ‘Op het werk heb ik het ook warm. Straks waardeer ik mijn eigen koele huis weer des te meer.’

8. Maak geen beloftes die je niet kan waarmaken

Zeg liever: ‘Het duurt 4 weken om dit gerepareerd te krijgen. Natuurlijk proberen we het sneller te doen, maar dat kan ik u niet garanderen, dus ga ik u dat ook niet toezeggen. Wel beloof ik u dat we onze uiterste best doen.’

9. Blijf communiceren

Zeker als het issue wat langer gaat duren is het essentieel om te blijven communiceren. Zorg bijvoorbeeld voor wekelijkse updates. En regel capaciteit om individuele gevallen te woord te staan. Laat ook vooral weten wanneer alles weer oké is. En wat het perspectief daarvan is. Zodat je een vervelende periode toch met een goed gevoel kunt afsluiten.

10. Weest niet bang voor claims of juridisch gedoe

Want die komen toch wel. Als je fout zit, en niet aan de Service Level Agreement kunt voldoen, dan kun je daar op wachten. Maar met een goed en eerlijk verhaal kun je wel voorkomen dat de verhoudingen verharden. En als je je goede woorden ook in daden omzet, dan valt het met die claims in praktijk vaak nog best mee.

Achteraf is mooi wonen

Natuurlijk had onze opdrachtgever kunnen voorkomen dat het issue ontstond. Een goede communicatie vooraf zorgt voor reële verwachtingen en voorkomt in veel gevallen dat de zaak uit de hand loopt. Maar: ‘achteraf is mooi wonen’. Soms gebeuren dingen gewoon. Blijf met beide benen op de grond, kom met een eerlijk verhaal en een voorwaartse blik, en misschien een ijsje om verhitte gemoederen af te koelen. En vooral: blijf in gesprek.

 

Reacties welkom!


Goed voorspel en verplichte nummertjes

Goed voorspel en verplichte nummertjes

In het NRC-artikel Bouwdrama’s voorkom je niet met een goed contract van maandag 20 juni wijdt bouwadvocaat Arent van Wassenaer uit over het belang van een goede relatie tussen bouwer en opdrachtgever. Met name de best practice die de heer Wassenaer aanhaalt over de aanleg van de Betuwelijn sprak mij aan. De opdrachtgever en bouwer waren in hetzelfde kantoor gevestigd, waar ze samen de risico’s beheerden en de beste ontwerpen uitzochten. Er was sprake van een oprechte samenwerking. De strekking van het artikel is dat echt samenwerken in veel gevallen hoogoplopende conflicten kan voorkomen. En dit principe geldt voor wel meer situaties in de bouw- en vastgoedsector.

Voor de driehoeksverhouding tussen de projectontwikkelaar, omgeving en de politiek en de wijze waarop de ontwikkelaar de laatste twee betrekt bij de planvorming geldt eigenlijk hetzelfde. De huidige praktijk is als volgt: de ontwikkelaar ontwikkelt een plan, vraagt toestemming van de gemeente, laatstgenoemde is enthousiast, maar wil weten wat de omgeving ervan vindt, waarop de ontwikkelaar de omgeving informeert en daar reacties ophaalt. Er lijken geen doorslaggevende bezwaren te zijn en het plan wordt voorgelegd aan achtereenvolgens het College van B&W en indien nodig, daarna de gemeenteraad.

Wat vervolgens in veel gevallen gebeurt spreekt boekdelen: de hoeveelheid bouwprojecten die vertraging oploopt door bezwaren is gigantisch. Duizenden projecten per jaar komen hierdoor niet of pas na lang gesteggel van de grond. De reden van de bezwaren is vaak vrij simpel: betrokkenen hebben het gevoel dat hun belangen onvoldoende zijn meegewogen in de planvorming. Dit gaat dus nog niet eens over of bepaalde belangen wel zijn opgenomen in de plannen; het gaat erom dat je als betrokkene het gevoel wil hebben dat je ook echt betrokken bent. Als het gevoel van onbetrokkenheid blijft bestaan, zit er in veel gevallen niets anders op dan bezwaar aantekenen en met harde onderbouwingen aantonen dat jouw belangen onvoldoende zijn meegewogen.

De eerste vertraging begint dan vaak in de politieke arena. Dat is, zeker bij grote projecten, de eerste plek waar de onvoldoende behartigde belangen op tafel komen. Voor de projectontwikkelaar zorgt dit voor onzekerheid want niemand heeft een glazen bol waarmee politieke besluiten voorspeld kunnen worden. Als de politiek eenmaal instemt met het plan, wil dat nog niet zeggen dat bezwaarmakende partijen het gevoel hebben dat ze gehoord zijn. Blijft dat gevoel uit, dan is de volgende stap de Raad van State. Die hebben het druk met duizenden andere zaken, dus voordat de zaak inhoudelijk behandeld wordt ben je alweer weken of maanden verder.

In het ergste geval, althans voor de projectontwikkelaar, krijgen de bezwaarmakers gelijk en gaat het plan helemaal van tafel. In het beste geval, vanuit hetzelfde perspectief, blijken de bezwaren ongegrond, blijft het plan overeind maar begint het plan met een achterstand - namelijk onvrede in de directe omgeving. De tussenweg is in retroperspectief ook best pijnlijk: er wordt een bestuurlijke lus toegepast waardoor bepaalde planonderdelen alsnog moeten worden aangepast. Dit had aan de voorkant al geregeld kunnen zijn, waardoor de inmiddels ontstane vertraging voorkomen had kunnen worden. Wat volgt is een tweede verplicht nummertje: het aanpassen van het oorspronkelijke plan.

In de praktijk worden participatietrajecten nog te vaak gezien als een onderdeel van het verplichte nummertje: het krijgen van goedkeuring voor bouwplannen. De meerwaarde van een goed opgezet participatietraject wordt onderschat en dat is zonde. In wezen is een goed opgezet participatietraject namelijk niets anders dan door middel van dialoog goede afspraken maken met alle betrokkenen, zonder dat dit contractueel vastgelegd hoeft te worden. Het draait allemaal om luisteren naar de verschillende belangen, verbindingen leggen tussen deze belangen, de opgehaalde informatie vertalen naar haalbare oplossingen en samen met de betrokkenen nadenken over hoe een plan nog beter gemaakt kan worden.

Met de invoering van de Omgevingswet in het vooruitzicht worden participatietrajecten straks echt een verplicht nummertje, omdat initiatiefnemers aantoonbaar belanghebbenden moeten betrekken bij de planvorming. Het zou mooi zijn als de aanloop naar de invoering van deze wet wordt gebruikt om alvast te leren dat écht goed voorspel voorkomt dat verplichte nummertjes nodig zijn en alleen al daarom veel meerwaarde heeft.

NRC-artikel: 'Bouwdrama's voorkom je niet met een goed contract’.

 

Vijf tips voor het communiceren in een complex krachtenveld

 

Door toegenomen snelheid en beschikbaarheid van informatie voor steeds grotere groepen mensen en instellingen neemt de transparantie in de wereld toe. In het maatschappelijk krachtenveld tussen burgers/consumenten, bedrijven, overheden, media en NGO’s werkt deze transparantie alle kanten op. Iedereen weet steeds meer van elkaar. Er is geen kennismonopolie meer, geen ultieme autoriteit die zegt hoe het echt zit. En zeker niet een waarvan we het ook allemaal aannemen dat het waar is. Burgers voelen zich enerzijds sterk door hun kennis, maar anderzijds aangetast in hun privacy. Bedrijven en instellingen beschikken enerzijds over meer kennis om aan marktbewerking of stakeholdermanagement te doen, maar staan anderzijds ook vaak in hun hemd als de feiten of het beleid waar zij zich op baseerden of richtten, niet (meer) juist blijken. Door de snelheid en beschikbaarheid van informatie en de emotie die social media hieraan toevoegen, is de samenwerking in het maatschappelijk krachtenveld dynamischer geworden dan voorheen.

Deze situatie biedt zowel kansen als bedreigingen voor alle spelers. Door het slim framen van nieuws of 'alternatieve feiten' kun je een discussie of marktsituatie beïnvloeden en voor jezelf – of jouw groep - een betere uitgangspositie creëren. Tegelijkertijd kun je ook gemakkelijk ‘het slachtoffer’ worden van een dergelijke actie van een opponent. Veel burgers, bedrijven en instellingen zijn hier zenuwachtig over. Dat is begrijpelijk want het leidt tot een onrustige sociaal-economische situatie in ons land en in de hele wereld.

Hoe kun je hier als bedrijf of instelling het best mee omgaan?

1.  Kies zelf positie; wacht niet af tot de maatschappij je tot een bepaalde positie veroordeelt. Bepaal niet alleen wat je voor je klanten wilt betekenen, maar kies ook heel duidelijk wat je voor andere stakeholders (medewerkers, overheid, toezichthouders, aandeelhouders, leveranciers, NGO’s, etc) wilt betekenen. Zorg ervoor dat deze keuze consequent en consistent is. FrieslandCampina investeert zo al jaren in haar claim ten aanzien van goede voeding voor consumenten en goede inkomsten voor boeren; de corporatie heeft voor ieder sub-segment en stakeholder een eigen benaderingswijze en er is ook duidelijk samenhang.

NB: voor de basics van positionering, zie ook https://www.dietz.nl/blog1/2016/9/14/de-vijf-gouden-regels-van-corporate-positionering

2. Voer continu dialoog; ga proactief in gesprek over je strategie en deel je dilemma’s met relevante stakeholders. Ga met open vizier het debat aan. Monitor je positie online en in traditionele media en fora continu en met bewuste assertiviteit. Corrigeer fouten of valse beweringen, maar wees je bewust dat grote bomen nou eenmaal de nodige wind vangen en dat emotie menselijk is. Hanteer humor en menselijke maat, zoals bijvoorbeeld NS dat doet op social media en zoals Rijkswaterstaat zijn omgevingsmanagement inricht bij grote werken.

3. Wees bescheiden; hoogmoed komt voor de val. IBM investeert fors in fundamenteel onderzoek, bouwt daarmee in de BtB- en overheidssector veel krediet op, maar schreeuwt dat niet van de daken. ANWB levert maatschappelijke waarde en vertoont ingetogen gedrag in de politieke en de consumentenwereld. De vereniging kan daardoor bogen op een sterke maatschappelijke positie.

4. Heb geduld; realiseer je dat je lang moet investeren in je relatie met klanten en stakeholders om een maatschappelijk relevante positie op te bouwen. Manage incidenten zorgvuldig, leer ervan en blijf bouwen aan de gewenste richting. Unilever werkt zo bijvoorbeeld al jaren aan haar duurzaam beleid, heeft nog steeds moeite om de klant te overtuigen duurzame shampoo of deo te kopen, is tot op de dag van vandaag met regelmaat mikpunt van actievoerders, maar kon bij een overname-dreiging wel op actieve support van stakeholders – en zelfs shareholders - rekenen.

5. Positioneren is geen trucje; positioneren en communiceren is niet een werkje van de marketing- en communicatieafdeling alleen. Maak van je markt- en je maatschappelijke positionering een way-of-working voor al je mensen, in alle markten en in samenwerking met alle partners. Een mooi voorbeeld hiervan is de RET die onder de noemer ‘Aardig onderweg’ lekker no-nonsense, met een Rotterdamse aanpakkersmentaliteit mensen van A naar B brengt. Recht door zee, vanuit de genen van het bedrijf en de mensen.

Niet alleen voor grote jongens

Alhoewel bovengenoemde voorbeelden vanwege de herkenbaarheid vooral grotere organisaties betreffen, is voor kleinere organisaties – bij gebrek aan marktmacht - het draagvlak dat je kunt creëren met behulp van de juiste maatschappelijke positionering misschien wel nog belangrijker en relatief impactvoller. Kijk ter inspiratie eens hoe Goeree-Overflakkee zich, ondanks de ingewikkelde naam en beperkte middelen, succesvol positioneert als groen en innovatief eiland.

Reacties welkom,

Joost Ravoo

Teammanager Corporate Positionering

 
Comment

Joost Ravoo

Heeft een brede ervaring in Corporate Positionering & Communicatie. Tot voor kort was hij directeur van NS Zakelijk en was hij actief binnen verschillende functies bij de Nederlandse Spoorwegen, waaronder directeur Corporate Communicatie. Eerder werkte hij bij Sara Lee/Douwe Egberts en Van Hulzen PR. In 2004 werd Joost Ravoo benoemd tot Communicatieman van het Jaar door beroepsvereniging Logeion.

Joost Ravoo rondde zijn Bachelor of Business Administration (BBA) af aan Nyenrode Business University en hij studeerde Corporate Communication (MCC) aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam.